Le webmail de secours est une messagerie temporaire accessible en ligne pour pallier les problèmes de serveur de messagerie. C’est un confort indéniable pour les entreprises où l’usage de l’email s’est imposé comme critique pour l’activité.
Les entreprises ne voient pas toujours l’intérêt de disposer d’un webmail de secours, jusqu’au jour où… elles se font pirater, subissent un incident d’hébergement (un incendie par exemple), le serveur tombe en panne et devient inaccessible… Dans ces cas-là, les organisations qui disposent d’un PCA pour leur messagerie sont soulagées, et les autres beaucoup moins ! Alors, une entreprise peut-elle se passer d’un webmail de secours ? On fait le point !
Perte d’accès à la boîte mail : les conséquences
Imaginez une journée sans accès à vos emails, tout le monde au téléphone dans l’open space, le besoin de recourir à vos adresses email personnelles pour être joignables… Difficile à concevoir, non ? Et pourtant, cela arrive plus souvent qu’on ne le pense.
Les messageries professionnelles sont devenues des applications critiques, centrales pour les missions de nombreux collaborateurs. Ne plus y avoir accès génère :
- Perte de productivité : comment recevoir les commandes, envoyer les factures, ou encore communiquer avec les parties prenantes ?
- Perte d’information : les messages reçus pendant l’interruption sont perdus, engendrant de la perte d’information.
- Difficulté pour récupérer les données : la récupération des données perdues (emails reçus principalement, messages en cours d’envoi…) peut prendre beaucoup de temps, voire être impossible.
Application phare des organisations, la messagerie mérite un plan de continuité d’application (PCA) dédié et fiable. Or, les messageries sont souvent les grandes oubliées des PCA globaux des entreprises. C’est d’autant plus regrettable que ce n’est pourtant pas le volet informatique le plus complexe à sécuriser.
Webmail de secours : comment ça marche ?
Concrètement, ce PCA de la messagerie se matérialise par la mise en place d’un webmail de secours. C’est une boîte email accessible depuis un navigateur web. Certes, l’ergonomie est un peu plus austère que la boîte mail classique. Mais en cas d’indisponibilité du serveur de messagerie, ce webmail permet de continuer de travailler, d’envoyer et de recevoir des emails, sans impact sur le trafic des emails.
Lorsque les entreprises mettent en place un webmail de secours, elles définissent une durée de sauvegarde des emails (7 ou 14 jours en moyenne). Les utilisateurs retrouvent ainsi tous les emails reçus et envoyés pendant cette période en cas d’interruption de la messagerie professionnelle.
Lors du retour à la normale, l’activité du webmail est synchronisée avec la messagerie principale afin de ne pas perdre le travail effectué. C’est un véritable confort pour les employés : lors d’une interruption du service, ils ne sont impactés que par un changement d’interface et continuent à travailler normalement.
Cleanmail : antispam et webmail de secours
En tant qu’expert des métiers de l’email, Alinto a intégré un webmail de secours dans sa solution antispam Cleanmail. En plus de bénéficier d’une protection renforcée de la messagerie, les entreprises peuvent donc déployer un PCA dédié.
La mise en œuvre est simple. En collaboration avec les équipes Alinto, les entreprises paramètrent la durée de sauvegarde des emails entrants, sortants et en quarantaine, en excluant les spams. Ce webmail s’adapte à tous les environnements. Il offre également la possibilité de récupérer les emails supprimés par mégarde pendant cette période.
Comment l’utiliser ? Le PCA de messagerie d’Alinto est disponible à la carte. Il est possible de le déployer pour quelques utilisateurs uniquement (les plus stratégiques ou dépendants à la messagerie), ou l’ensemble du domaine de messagerie. Les organisations bénéficient du support fourni par Alinto.
Du côté des entreprises, le plus important demeure de bien penser à connecter les boîtes mail des utilisateurs concernés au webmail de secours pour être certain qu’ils retrouveront leurs mails en cas de besoin. Une chance que Cleanmail se synchronise très facilement par API avec l’AD de l’entreprise.
Pour ne pas se retrouver au pied du mur, il est important d’anticiper les interruptions de service de messagerie et de mettre en place les solutions adaptées. Avec Cleanmail d’Alinto, il est possible de déployer l’antispam à toutes les boîtes mail, mais réserver le webmail de secours aux collaborateurs les plus stratégiques. Alors, avez-vous encore de bonnes raisons de continuer à vous passer d’un webmail de secours ?
