L’email est un outil central pour une entreprise. S’il tombe en panne, c’est toute l’activité qui en prend un coup ! Et si elle n’a pas de PCA (Plan de Continuité d’Activité), c’est un sacré handicap.
En 2018, 56 % des entreprises utilisaient la suite Office 365 (aujourd’hui Microsoft 365). Pour recevoir les emails, ces entreprises doivent passer par le serveur Exchange, ce qui permet d’avoir un accès aux emails, au calendrier et aux documents stockés sur les serveurs. Pour des raisons de simplicité, beaucoup d’organisations choisissent donc de s’équiper des services de l’éditeur de bout en bout. Souvent au détriment de la sécurité. C’est ce que nous allons analyser dans cet article.
Quelles sont les fonctionnalités email d’Office 365 ?
Outlook est le service le plus utilisé en matière de messagerie professionnelle. Et pour cause, il présente plusieurs fonctionnalités clés :
- Accéder à des services additionnels : calendrier, gestion des tâches et notes…
- Créer des signatures personnalisées
- Consulter plusieurs boîtes de messagerie simultanément
- Faciliter le travail collaboratif
- Envoyer un email depuis Word
- Une intégration parfaite avec les autres logiciels bureautique de Microsoft
- Améliorer la sécurité des emails
- Accéder à la messagerie en situation de mobilité
- Classer les dossiers et fichiers
Cependant, des trous dans la raquette persistent, surtout en matière de sécurité des emails entrants et sortants. Les offres de protection de Microsoft sont payantes, beaucoup d’entreprises ne prennent pas l’option. Nombre de messageries sont donc peu, voire pas sécurisées et sont livrées aux mains des hackers, ou tout du moins vulnérables. Le danger est accentué avec la mise en place massive et rapide du télétravail : sans cadre strict et logiciel de sécurisation (antispam, anti-phishing) des messageries, toute l’activité d’une entreprise est menacée par un simple email.
Quelles sont les alternatives à Office 365 ?
Les DSI voudraient réduire leur dépendance à Microsoft. Cependant, remplacer un maillon de la chaîne comme Exchange pourrait fragiliser le quotidien des utilisateurs. Et un tel changement n’est pas chose aisée.
D’une part, car Microsoft fonctionne en vase clos : toutes les applications sont interdépendantes et les alternatives ne sont pas toujours facilement interopérables. Les entreprises prennent donc souvent le package “Outlook, Exchange et Active Directory” pour fonctionner, sans rechercher d’autres solutions.
D’autre part, les changements d’outils génèrent des contraintes pour les utilisateurs. Les organisations ne souhaitent donc pas perturber leurs habitudes.
Cependant, des alternatives existent pour mieux protéger la messagerie. Il est possible de garder Outlook par exemple, mais de choisir un autre serveur d’envoi que Exchange. C’est totalement transparent pour les utilisateurs, mais permet d’avoir une meilleure sécurisation de la messagerie et de ne pas dépendre totalement de Microsoft.
La messagerie Outlook est très pratique, totalement compatible avec toutes les applications de Microsoft, renforçant ainsi la collaboration. Cependant, il est totalement possible de faire appel à des prestataires externes pour intégrer les fonctionnalités Office et les rendre interopérables.
