Dans le cadre d’événements particuliers, tels que les élections professionnelles, certaines entreprises ou collectivités ne souhaitent pas utiliser les adresses email professionnelles habituelles de leurs collaborateurs et encore moins leurs adresses personnelles. Il s’agit d’éviter la confusion dans la nature des messages, mais aussi, pour les plus grosses organisations, des risques de saturation des serveurs d’envoi et de réception qui auraient un impact sur la performance de la messagerie électronique principale.
Beaucoup se tournent alors vers un second fournisseur de messagerie pour éviter ces problèmes. Cependant, cela engendre des coûts supplémentaires et demande aux équipes IT un investissement en temps et en énergie non négligeable. De plus, les délais sont parfois très contraignants, et les volumes de messagerie importants. Difficile dans ces conditions de trouver un partenaire fiable pour un budget qui reste raisonnable. Mais ce n’est pas mission impossible !
Élections professionnelles : pourquoi déployer une messagerie dédiée ?
La messagerie professionnelle est un canal privilégié, pour des communications officielles. L’assurance de pouvoir acheminer les emails et bien les recevoir est donc primordiale. Certains événements particuliers tels que les élections professionnelles génèrent de nombreux emails pour les candidatures, les votes, la communication d’actualités, les relances de votes, l’annonce des résultats… En utilisant le même serveur que la messagerie principale, les entreprises prennent des risques sur la confidentialité des données avec les différents niveaux d’accès ou encore d’entacher leur réputation mail et de finir blacklistées. Or, ce n’est pas envisageable à l’heure où la messagerie électronique est si importante.
Autre problématique : les événements ponctuels concernent bien souvent l’ensemble des collaborateurs d’une entreprise, ils peuvent atteindre des dizaines de milliers de personnes . Or, la messagerie professionnelle n’est pas un outil d’emailing en volume. Cela peut se contourner avec un routage segmenté : la distribution des emails se fait donc en plusieurs heures, voire plusieurs jours. Mais les entreprises souhaitent que ces envois soient plus massifs et rapides. Et ce n’est bien souvent pas possible avec les acteurs de messageries professionnelles, qui ne peuvent pas prendre le risque de mettre en péril leur plateforme d’email et d’impacter le trafic des autres clients. C’est pourquoi le déploiement d’une messagerie secondaire adaptée reste la meilleure solution.
Un serveur secondaire pour plus de performance
Comme dit précédemment, les messageries professionnelles ”classiques” ne sont pas des outils d’emailing. L’envoi des mails est donc cadencé. Or, avec le serveur habituel, le rythme d’envoi est de quelques mails par minute (une moyenne de 3). Inacceptable quand il y a plusieurs dizaines de milliers de boîtes email destinataires ! Il est donc nécessaire de rechercher une solution permettant un rythme plus soutenu, sans pour autant passer par une plateforme d’email marketing et sans être blacklisté.
Alinto propose, à travers le webmail SOGo mail, une solution capable de repousser les limites d’envoi d’emails à la minute imposées par les plateformes mutualisées, sans pénaliser les autres domaines. Grâce aux paramètres et à l’hébergement du serveur chez Alinto, la réputation de la messagerie principale est préservée et n’entrave pas l’activité de l’entreprise.
Autre avantage : une messagerie secondaire, basée sur le webmail SOGomail, permet d’utiliser les adresses email professionnelles habituelles des collaborateurs pour les communications dédiées à une opération précise. Cela évite le recours aux emails personnels des collaborateurs et une exposition éventuelle à la réglementation RGPD.
Transparence, accompagnement, réactivité : les bénéfices d’un déploiement by Alinto
En optant pour le webmail SOGo by Alinto comme messagerie secondaire, les entreprises disposent d’un accompagnement tout au long du projet : en amont pour cadrer les objectifs, durant le déploiement en support des équipes IT, et en aval grâce à une formation, à la fourniture de statistiques et à l’assurance d’un support de qualité.
Par ailleurs, Alinto dispose d’une couverture complète des métiers de l’email. Cela nous assure une expertise solide sur ce qu’il est possible ou non de mettre en place, et ainsi d’accompagner au mieux les entreprises. Nous assurons une maintenance et une gestion 24/7 de la messagerie, ce qui est un véritable confort pour les DSI.
