Microsoft 365 est une suite massivement choisie par les entreprises pour ses nombreuses applications, sa praticité et aussi la place qu’elle occupe sur le marché. Pourtant, après des mois d’utilisation, beaucoup d’organisations se rendent compte que ces outils sont peu ou mal utilisés. Le ROI n’est donc pas forcément au rendez-vous. Dans cet article, nous avons décidé de vous livrer des chiffres et un état des lieux sur l’adoption réelle d’Office 365 et les raisons des échecs.
Adoption Office 365 : les chiffres
La suite de Microsoft a été lancée sous sa forme actuelle par abonnement il y a près de dix ans. Elle réunit de nombreuses applications répondant aux besoins quotidiens et métiers des entreprises : les outils historiques (Word, Excel, PowerPoint…), et de nouveaux services web (OneDrive, Yammer…). En 2019, la suite Office 365 comptait 155 millions d’utilisateurs actifs. Elle a été renommée Microsoft 365 début 2020.
D’après un rapport Forrester, déployer Office 365 peut générer un ROI de 162 % en trois ans. À condition que la suite soit bien utilisée. L’étude Microsoft 365 Report rapporte que 88 % des décideurs IT ont entièrement déployé Microsoft 365 dans leur entreprise. D’après un article du JDN, 80 % des entreprises du CAC40 en sont équipées. La principale raison de ce choix est la flexibilité de l’offre pour répondre à la complexité des organisations.
Cependant, les chiffres sont à prendre avec des pincettes. Le rapport Microsoft indique que la plupart des entreprises n’ont pas encore adopté la suite logicielle dans toutes ses fonctionnalités, en particulier en ce qui concerne la sécurité. Du coup; à quel moment considère-t-on qu’un outil est adopté ? Est-ce seulement être connecté à Microsoft ? Dans ce cas, 100 % des utilisateurs l’utilisent, car ils sont connectés aux emails. Mais l’adoption effective est plus complexe : c’est lorsque la transformation qu’elle induit est réelle et concrète, avec par exemple de nouveaux modes collaboratifs.
Utilisation Office 365 : les applications les plus populaires
En termes d’usages, force est de constater que malgré l’intégration d’Office dans le cloud, les utilisateurs s’en tiennent aux anciennes pratiques : création de documents en local, partage des fichiers par email… En toute logique, les utilisateurs devraient se passer des emails, du moins pour échanger ou partager des documents en interne. OneDrive permet de générer des liens de partage sécurisés. Ils ne tirent donc pas vraiment parti des points forts de la suite.
Dans le détail, les applications les plus utilisées au troisième trimestre 2019 sont :
- Outlook / Exchange : 59 %
- Teams : 41 %
- Skype Entreprise : 23 %
On voit que les applications réellement collaboratives peinent à décoller. Ceci s’explique par le fait que nombre d’utilisateurs ne savent pas à quelles applications ils ont accès (47 % d’après le Microsoft 365 Report), ainsi que les bénéfices qu’elles apportent.
ROI Office 365 : pourquoi ça coince ?
Dans la réalité, l’adoption de la suite Office 365 n’est pas si évidente que les entreprises utilisatrices veulent bien nous le faire croire. Voici quelques chiffres qui le prouvent :
- 34 % des utilisateurs sont réticents au changement
- 47 % ne savent pas à quelles applications ils ont accès
- 29 % manquent de temps pour se former
Les entreprises doivent surveiller en permanence les usages de leurs équipes afin de les accompagner dans le bon sens. Et c’est là que le bât blesse. Déployer des guides pour expliquer comment faire ne suffit pas, il faut créer des scénarios, montrer et convaincre des bénéfices de la suite collaborative. Il s’agit d’entamer une réelle démarche de transformation interne, et peu d’entreprises le font. Elles considèrent que si les utilisateurs se connectent à leur messagerie et à quelques applications de temps en temps, c’est un déploiement réussi. Cependant, le ROI n’est pas à la hauteur de leurs attentes ! Et pour cause, le prix des licences a augmenté de 10 % en 2019 !
Pour une meilleure adoption d’Office 365, voici quelques pistes :
- Placer la suite au coeur de la transformation digitale de l’entreprise
- Impliquer les directions en fixant des objectifs
- La direction doit aussi être utilisatrice des solutions pour montrer l’exemple
Si l’adoption de Microsoft 365 est une réalité quantitative, son adoption “qualitative” par les utilisateurs des entreprises n’est pas encore optimale. Si la suite présente sur le papier toutes les qualités requises pour un travail collaboratif sécurisé, elle se heurte aux freins avancés par les utilisateurs, ce qui peut ralentir la démarche de transformation digitale des organisations.
