La gestion de la messagerie professionnelle n’est pas toujours considérée comme une priorité pour les entreprises. Pourtant, c’est un enjeu stratégique. Plus de 1,4 milliard d’emails sont envoyés par jour en France et 95 % sont considérés comme des spams ou des publicités. Ce sont donc autant de menaces potentielles pour les données des organisations.
Avec le déploiement massif du télétravail, les risques informatiques se sont multipliés pour diverses raisons : manque de sécurisation des outils IT, utilisation du matériel personnel et des réseaux publics, baisse de vigilance, faible sensibilisation des collaborateurs…
Mais, au-delà des risques de cyberattaques par des emails frauduleux, d’autres signes peuvent vous alerter sur la qualité de la gestion de votre messagerie. Et c’est ce que nous vous présentons dans notre article.
Premier signe : vous recevez de nombreux spams
La réception de spams, avec celle d’emails de phishing, est souvent le premier signe d’alerte que la sécurité de votre messagerie est compromise. C’est en tous cas, celui qui vous fera poser des questions quant à l’efficacité des outils en place (s’il y en a). Les collaborateurs en reçoivent des dizaines, voire des centaines de messages indésirables de ce type par jour. Un gros travail de tri doit alors être mené au quotidien pour ne pas passer à côté d’une information importante. C’est une tâche chronophage dont se passeraient bien vos équipes.
Le bon réflexe : en optant pour un antispam puissant et fiable, vous pouvez diminuer efficacement le nombre de pourriels reçus. De plus, vous diminuez également les risques de phishing. Pour cela, optez pour une solution hautement paramétrable, où les utilisateurs peuvent choisir ce qu’ils souhaitent ou non recevoir et où ils peuvent disposer d’une mise en quarantaine pour ne passer à côté d’aucun email potentiellement important.
Deuxième signe : vous êtes en proie à des attaques phishing
En 2020, les vagues de phishing par email se sont multipliées. C’est d’ailleurs la porte d’entrée privilégiée des hackers sur les réseaux d’entreprise. Parmi les plus connus, on pense à Wanna Cry ou encore Petya. Les conséquences de ces attaques peuvent être désastreuses. S’il est important de sensibiliser vos collaborateurs autour de ces sujets, cela ne suffit pas. Les attaques sont de plus en plus pointues et il est parfois difficile de les identifier.
Le bon réflexe : au moindre doute de phishing, il ne faut pas attendre et prendre toutes les dispositions nécessaires (changement de mots de passe, sanctuarisation des sauvegardes saines…). Là encore, disposer d’une solution de protection de la messagerie est indispensable. Ne lésinez pas sur les critères de choix de cette solution, il en va de la sécurité de l’ensemble de votre entreprise. Pour preuve, suite à une cyberattaque qui a paralysé son activité en rendant les fichiers illisibles et en verrouillant le logiciel métier, une entreprise se voit aujourd’hui contrainte de fermer*.
Troisième signe : votre messagerie est indisponible
Ce n’est plus la peine de rappeler l’importance de disposer d’une messagerie email performante. C’est aujourd’hui le pilier de votre activité. Sans accès à la messagerie, difficile pour vos équipes d’effectuer leur mission, l’activité est impactée immédiatement. Les raisons de cette indisponibilité peuvent être variées (coupure internet, problème de serveur, piratage…). Vos collaborateurs consacrent du temps et de l’énergie à résoudre ces difficultés alors qu’ils pourraient se pencher sur d’autres sujets.
Le bon réflexe : disposer d’un PCA (Plan de Continuité de l’Activité) pour votre messagerie. Cela vous permet d’accéder à vos emails sur une interface webmail, en toute transparence pour vos collaborateurs, le temps que le problème soit résolu. Et si vous travaillez avec un prestataire messagerie externe, il s’occupe de la prise en charge et de la résolution de l’indisponibilité, permettant à vos services inormatique de se concentrer sur d’autres missions.
Quatrième signe : l’infogérance de votre messagerie est chronophage
La maintenance, l’hébergement, les mises à jour, la performance, le stockage… sont autant de points que vous devez en permanence surveiller pour assurer un service de messagerie maximal à vos collaborateurs. Si cette infogérance est possible en interne, elle comporte des tâches souvent chronophages, qui empêchent les équipes IT de se concentrer sur d’autres projets. Si en plus, vous n’avez pas de service informatique interne, cela peut rapidement poser problème.
Le bon réflexe : en externalisant l’infogérance de votre messagerie professionnelle, vous bénéficiez d’un accompagnement pour la sécurisation de vos emails et d’une garantie de support en cas de soucis. Votre messagerie sera mise à jour en temps réel pour bénéficier des meilleures fonctionnalités, des correctifs à jour, et ainsi assurer la performance de vos équipes.
Cinquième signe : la gestion de votre messagerie vous coûte cher
En lien avec l’infogérance et la maintenance de votre messagerie, les coûts de gestion peuvent rapidement grimper si ces activités ne sont pas maîtrisées. Dans de nombreuses entreprises, une personne est dédiée à la maintenance de la messagerie. Un investissement conséquent pour une mission, certes stratégique, mais non cœur de métier.
Le bon réflexe : en confiant la gestion de votre messagerie à un spécialiste, vous libérez vos équipes de cette mission. Si cela peut vous paraître coûteux au premier abord, n’hésitez pas à lister tous les points de dépenses internes liés à cette gestion et à les comparer à ceux de l’externalisation. Aucun doute que vous choisirez la deuxième option.
N’attendez pas de rencontrer ces cinq signes pour renforcer la gestion de votre messagerie. Au moindre doute, penchez-vous sur la question et renseignez-vous auprès des professionnels du secteur. Ils sauront apporter des réponses à vos questions et vous orienter vers les fonctionnalités les plus adaptées.
* https://www.francetvinfo.fr/internet/securite-sur-internet/cyberattaques/piratage-informatique-un-fleau-qui-frappe-les-pme_2393296.html
