El correo electrónico es una herramienta central para una empresa. Si se estropea, todo el negocio se resiente. Y si no tiene un BCP (Business Continuity Plan), es todo un hándicap.
En 2018, el 56% de las empresas utilizaban la suite Office 365 (ahora Microsoft 365). Para recibir correos electrónicos, estas empresas tienen que pasar por el servidor Exchange, que proporciona acceso a los correos electrónicos, el calendario y los documentos almacenados en los servidores. Por ello, por razones de simplicidad, muchas organizaciones optan por equiparse con los servicios integrales del editor. A menudo a costa de la seguridad. Esto es lo que analizaremos en este artículo.
¿Cuáles son las características del correo de Office 365?
Outlook es el servicio de correo electrónico empresarial más utilizado. Y por una buena razón, tiene varias características clave:
- Acceda a servicios adicionales: calendario, gestión de tareas y notas, etc.
- Crear firmas personalizadas
- Comprobación de varios buzones simultáneamente
- Facilitar el trabajo colaborativo
- Enviar un correo electrónico desde Word
- Perfecta integración con otros programas ofimáticos de Microsoft
- Mejorar la seguridad del correo electrónico
- Acceso al correo electrónico en situación de movilidad
- Organización de carpetas y archivos
Sin embargo, todavía hay agujeros en el sistema, especialmente en el área de seguridad del correo electrónico entrante y saliente. Los paquetes de protección de Microsoft no son gratuitos, y muchas empresas no se acogen a esta opción. Como resultado, muchos sistemas de correo electrónico tienen poca o ninguna seguridad y quedan en manos de los hackers, o al menos son vulnerables. El peligro se acentúa con la introducción masiva y rápida del teletrabajo: sin un marco estricto y un software de seguridad (antispam, antiphishing) de correo electrónico, toda la actividad de una empresa se ve amenazada por un simple correo electrónico.
¿Qué alternativas hay a Office 365?
Los CIO quieren reducir su dependencia de Microsoft. Sin embargo, la sustitución de un eslabón de la cadena como Exchange podría hacer más frágil la vida cotidiana de los usuarios. Y un cambio así no es fácil.
En primer lugar, porque Microsoft opera en el vacío: todas las aplicaciones son interdependientes y las alternativas no siempre son fácilmente interoperables. Por ello, las empresas suelen tomar el paquete «Outlook, Exchange y Active Directory» para trabajar, sin buscar otras soluciones.
Por otro lado, los cambios en las herramientas generan limitaciones para los usuarios. Por ello, las organizaciones no quieren alterar sus hábitos.
Sin embargo, existen alternativas para proteger mejor el correo electrónico. Es posible mantener Outlook, por ejemplo, pero elegir otro servidor de envío que no sea Exchange. Esto es totalmente transparente para los usuarios, pero permite mejorar la seguridad del correo electrónico y no depender totalmente de Microsoft.
El correo electrónico de Outlook es muy cómodo y totalmente compatible con todas las aplicaciones de Microsoft, lo que mejora la colaboración. Sin embargo, es totalmente posible utilizar proveedores externos para integrar la funcionalidad de Office y hacerla interoperable.
