Microsoft 365 es una suite escogida por las empresas por sus numerosas aplicaciones, su practicidad y también por el lugar que ocupa en el mercado. Sin embargo, tras meses de uso, muchas organizaciones se dan cuenta de que estas herramientas se utilizan poco o mal. Por lo tanto, el retorno de la inversión no está necesariamente ahí. En este artículo, hemos decidido ofrecerle cifras y un informe sobre la adopción real de Office 365 y las razones de los fracasos.
Adopción Office 365: las cifras
La suite de Microsoft se lanzó en su forma actual, basada en suscripción, hace casi diez años. Reúne una serie de aplicaciones que responden a las necesidades diarias y de negocio de las empresas: las herramientas históricas (Word, Excel, PowerPoint, etc.), y los nuevos servicios web (OneDrive, Yammer, etc.). En 2019, la suite Office 365 tenía 155 millones de usuarios activos. A principios de 2020 pasó a llamarse Microsoft 365.
Según un informe de Forrester, la implantación de Office 365 puede generar un retorno de la inversión del 162% en tres años, siempre que la suite se utilice correctamente. El estudio de Microsoft 365 Report informa que el 88% de los responsables de la toma de decisiones de TI han desplegado completamente Microsoft 365 en su empresa. Según un artículo de la JDN, el 80% de las empresas del CAC40 lo tienen. La razón principal de esta elección es la flexibilidad de la oferta para responder a la complejidad de las organizaciones.
Sin embargo, las cifras deben tratarse con precaución. El informe de Microsoft indica que la mayoría de las empresas aún no han adoptado el paquete de software en todas sus funcionalidades, especialmente en lo que respecta a la seguridad. Entonces, ¿cuándo se considera que una herramienta ha sido adoptada? ¿Es sólo estar conectado a Microsoft? Si es así, el 100% de los usuarios lo utilizan, porque están conectados al correo electrónico. Pero la adopción efectiva es más compleja: lo es cuando la transformación que provoca es real y concreta, con nuevos modos de colaboración, por ejemplo.
Uso de Office 365: las aplicaciones más populares
En cuanto al uso, está claro que, a pesar de la integración de Office en la nube, los usuarios se aferran a las viejas prácticas: crear documentos localmente, compartir archivos por correo electrónico… Lógicamente, los usuarios deberían prescindir del correo electrónico, al menos para intercambiar o compartir documentos internamente. OneDrive permite generar enlaces seguros para compartir. Así que no aprovechan realmente los puntos fuertes de la suite.
En detalle, las aplicaciones más utilizadas en el tercer trimestre de 2019 son :
- Outlook / Exchange: 59 %
- Equipos: 41 %
- Skype Empresarial: 23%.
Vemos que a las aplicaciones verdaderamente colaborativas les cuesta despegar. Esto se debe a que muchos usuarios desconocen a qué aplicaciones tienen acceso (el 47% según el Informe de Microsoft 365), así como las ventajas que aportan.
ROI de Office 365: ¿por qué está atascado?
En realidad, la adopción de la suite Office 365 no es tan evidente como las empresas usuarias quieren hacer creer. He aquí algunas cifras que lo demuestran:
- El 34% de los usuarios son reacios a cambiar
- El 47% no sabe a qué aplicaciones tiene acceso
- El 29% carece de tiempo para formarse
Las empresas deben supervisar constantemente el uso de sus equipos para acompañarlos en la dirección correcta. Y ahí es donde radica el problema. No basta con desplegar guías que expliquen cómo hacer las cosas, sino que hay que crear escenarios, mostrar y convencer a la gente de las ventajas de la suite colaborativa. Se trata de iniciar un verdadero proceso de transformación interna, y pocas empresas lo hacen. Consideran que, si los usuarios se conectan a su correo electrónico y a algunas aplicaciones de vez en cuando, es una implantación exitosa. Sin embargo, el retorno de la inversión no está a la altura de sus expectativas. Y por una buena razón, ¡el precio de las licencias ha aumentado un 10% en 2019!
Para una mejor adopción de Office 365, he aquí algunos consejos:
- Poner la suite en el centro de la transformación digital de la empresa
- Implicar a la dirección fijando objetivos
- La dirección también debe ser usuaria de las soluciones para dar ejemplo
Si bien la adopción de Microsoft 365 es una realidad cuantitativa, su adopción «cualitativa» por parte de los usuarios corporativos aún no es óptima. Aunque la suite tiene todas las cualidades necesarias para el trabajo colaborativo seguro en papel, se encuentra con los obstáculos que ponen los usuarios, que pueden ralentizar el proceso de transformación digital de las organizaciones.
