Cuando una organización elige un sistema de correo con Office 365, una de las primeras cuestiones que le viene a la mente es la siguiente: ¿cómo proteger mi correo Office 365?, ¿cómo hacer una copia de seguridad y restaurar mis datos en un entorno Cloud? Desgraciadamente, y contrariamente a lo que pudiéramos pensar, las soluciones de restauración y de copia de seguridad no son tan numerosas. Por esto, antes de migrar a Office 365 es importante definir claramente las razones por las que unas soluciones de este tipo son necesarias.
Migrar un sistema de correo al Cloud exige una profunda reflexión sobre la seguridad de los datos
Existen varias razones por las que las empresas desean implementar soluciones de salvaguarda y restauración de datos de correo. Veamos algunas de ellas:
- La información de los correos puede corromperse
- Los mensajes o cuentas de correo pueden, por error, suprimirse
- Beneficiarse de un sistema de retención mejor que el ofrecido por Office 365
- Algunos usuarios desean disponer de cuentas de más de 50 Gb pero la empresa no quiere adquirir licencias “premium”
- La empresa está sujeta a una legislación estricta en materia de conservación de correos
- La empresa desea migrar al Cloud sin la necesidad de migrar todos sus datos a la nube
- Por razones de soberanía electrónica, la empresa desea beneficiarse de las ventajas de Office 365, pero sin renunciar al control total sobre sus datos.
Solución de archivado de correo modulable en base a reglas predefinidas por la empresa. El administrador define las reglas por grupos de usuarios. Las cuentas se archivan de manera regular y sistemática.
La solución Netmail Platform ha sido desarrollada para dar respuesta a todas estas exigencias, permitiendo incluso gestionar sistemas de correo híbridos: algunos datos se almacenan en la nube, mientras que otros permanecen en un servidor local.
Si la seguridad de los datos es un dominio sensible para la empresa, Netmail Platform permite utilizar Office 365 al mismo tiempo que se mantiene una copia completa de los datos en local. También es posible gestionar una copia de estos datos a través de Netmail Cloud. En este caso, la copia de los datos no está gestionada sobre los servidores de la organización, sino por un partner local con Netmail Cloud.
Con la plataforma Netmail, las organizaciones pueden utilizar Office 365 con total tranquilidad y control sobre sus datos de correo electrónico. Ya sea por motivos legales o simplemente por motivos de seguridad.
Comprender la retención de correo electrónico en Office 365
En términos de retención de correo electrónico, O365 se comporta como Exchange. Cuando el usuario destruye un correo electrónico en Outlook u OWA, este correo electrónico se mueve a la papelera del usuario. Puede recuperar este correo electrónico durante un período de 30 días (este es el período de retención estándar).
Cuando el correo electrónico de la papelera de reciclaje se destruye, ya sea automáticamente después de 30 días o manualmente por el propio usuario, el correo electrónico se mueve a la Recoverable Item Folder (RIF). Este mecanismo sustituyó al contenedor de basura que existía en Exchange 2007. Para que este movimiento se realice automáticamente, la opción Recuperación de un solo elemento debe estar activada. De forma predeterminada, los mensajes de correo electrónico RIF se guardan durante 14 días.
El siguiente diagrama ilustra cómo funciona Single Item Recovery:
También existe un mecanismo de recuperación automática para las cuentas de correo electrónico. Si una cuenta de correo electrónico es destruida accidentalmente, puede ser recuperada por un período de 30 días. Después de 30 días, ya no es posible recuperarlo. Los buzones de correo de recursos no son recuperables.
Los límites de la opción Single Item Recovery (SIR)
SIR es un proceso que le permite recuperar un correo electrónico sin tener que realizar una recuperación completa. Para muchas organizaciones, las capacidades de los SIR son insuficientes. De hecho, SIR permite recuperar un mensaje destruido o un buzón de correo destruido, pero no permite recuperar un buzón de correo dañado. Por ejemplo, si un virus ha corrompido los buzones de correo de un servidor, no tiene forma de volver a un estado anterior. Microsoft no puede realizar la recuperación de datos en la nube. Por el contrario, Microsoft replicará los datos, por lo que es posible que todos los datos, incluidas las copias, estén dañados. Esta es la razón por la que algunos usuarios siguen haciendo copias de seguridad de sus datos O365 mediante la creación periódica de archivos PST. Esta forma de operar ya no es apropiada tan pronto hay muchos usuarios.
Gestión de archivos adjuntos en Office 365
De forma predeterminada, el tamaño de un archivo adjunto en Office 365 está limitado a 25 GB. Es posible que el administrador amplíe este límite a 150 GB ajustando esta configuración, buzón por buzón.
Cuando una organización migra a O365, debe tener en cuenta este límite de 25 GB porque no se enviarán mensajes con archivos adjuntos demasiado grandes. Para algunas organizaciones, el no conocer este límite puede crear confusión y un aumento en las llamadas de apoyo. Por ejemplo, si envía un mensaje a 5 destinatarios y la configuración se ha añadido sólo para el envío interno, el mensaje será recibido por los destinatarios internos, pero no por los externos.
¿Qué ocurre al finalizar la suscripción a Office 365?
¿Qué ocurrirá con los datos al final de la suscripción a Office 365? Al final de la suscripción, los usuarios disponen de un período de 30 días, conocido como «período de gracia», durante el cual aún pueden acceder a sus datos.
Después de este período de 30 días, la cuenta se pone en un estado «Inactivo» durante 90 días. Durante este período, los usuarios ya no pueden acceder a sus datos. Sólo el administrador tiene acceso a los datos para posibles copias. También puede reactivar la suscripción.
Después de 120 días (30 + 90), la cuenta se desactiva completamente. Los datos se destruyen de forma permanente.
Gestione mejor sus licencias de Office 365 con la plataforma Netmail
Cuando un usuario abandona la organización, su buzón de correo se copia completamente con la Plataforma Netmail. A partir de este momento, se puede liberar la licencia del usuario de Office 365..
Por otro lado, con la Plataforma Netmail un usuario puede tener acceso, temporal o no, a los datos de un usuario que haya abandonado la organización. Por ejemplo, el sustituto puede tener acceso a sus datos durante un período de 3 meses.
Las herramientas de la Plataforma Netmail también le permiten extraer y exportar todos o parte de los datos copiados a diferentes medios: un archivo PST, uno o más archivos PDF o un archivo XML incluyendo la herramienta search.
Esta función no sólo le permite realizar copias de seguridad de todos los datos del usuario saliente, sino también gestionar el número de licencias de Office 365 de forma económica.
Migración a cloud con la plataforma Netmail
Si una organización desea migrar a la nube, Netmail Platform facilita esta migración mediante la consolidación de datos, la «limpieza» de datos y la migración de todos o parte de los datos consolidados y limpiados. Netmail Platform es capaz de consolidar múltiples fuentes de información, como archivos PST, en un único almacén XML. Una vez consolidados los datos en este almacén XML, es posible inyectarlos, total o parcialmente, en Office 365.
Cómo Netmail Platform asegura la retención completa de datos
Como Microsoft promete una disponibilidad del 99,9%, siempre existe la posibilidad de que se produzca una interrupción del servicio.
DLP
(Data Leak Prevention)
Con la plataforma Netmail, una organización puede garantizar una retención del 100% de los datos de Office 365. Esta característica funciona en coordinación con el SIR. Siempre se hará una copia de los datos antes de que el SIR permita su destrucción. Por supuesto, para garantizar una retención del 100%, los trabajos de archivado de datos de Netmail deben ejecutarse antes de que finalice el período de retención definido en Office 365.
Netmail Platform asegura que todos los datos (mensajes, archivos adjuntos, calendarios, tareas, notas, libretas de direcciones) están 100% respaldados y pueden ser almacenados a largo plazo con una solución de almacenamiento eficiente y rentable, cumpliendo estrictamente con la legislación vigente.
En caso de daños, estos datos archivados se pueden devolver a Office 365.
Con el modo Museum View
Netmail Platform también le permite crear un almacén en modo Museum View (el usuario puede acceder a los datos, pero no modificarlos). Esto le permite consolidar todos los datos de sistemas heredados como Exchange 2003, 2007, 2010 y 2013 y buscar información heredada sin tener que restaurar las soluciones heredadas. Hoy en día, ¿quién en una organización que ha estado utilizando Office 365 durante dos años sabría cómo reinstalar un Exchange 2003 para encontrar información antigua?
Con el modo Museum View de la plataforma Netmail, una organización puede realizar copias de seguridad de sus datos a lo largo de su historia en un formato abierto (XML) sin tener que mantener las diferentes versiones de los sistemas utilizados en el pasado.
Conclusión
Implementada con Office 365, la plataforma Netmail permite a los usuarios de Office 365 beneficiarse de una copia de seguridad permanente de sus datos de correo electrónico. No dude en ponerse en contacto con nosotros.
