En el marco de acontecimientos particulares, como elecciones profesionales, algunas empresas o administraciones locales no desean utilizar las direcciones de correo electrónico profesionales habituales de sus empleados y menos aún sus direcciones personales. Se trata de evitar confusiones en la naturaleza de los mensajes, pero también, en el caso de las grandes organizaciones, el riesgo de saturación de los servidores de envío y recepción, lo que repercutiría en el rendimiento del sistema de correo electrónico principal.
Muchos recurren a un segundo proveedor de correo electrónico para evitar estos problemas. Sin embargo, esto conlleva costes adicionales y requiere una importante inversión de tiempo y energía por parte de los equipos informáticos. Además, los plazos son a veces muy restrictivos y los volúmenes de mensajes, elevados. En estas condiciones, es difícil encontrar un socio fiable por un presupuesto que siga siendo razonable. Pero no es misión imposible.
Decisiones profesionales: ¿por qué desplegar un sistema de correo electrónico dedicado?
El correo electrónico profesional es un canal privilegiado para las comunicaciones oficiales. Garantizar la entrega y la recepción de los correos electrónicos es, por tanto, primordial. Ciertos acontecimientos específicos, como las elecciones profesionales, generan un gran número de correos electrónicos para solicitudes, votaciones, comunicación de noticias, recordatorios de votaciones, anuncio de resultados, etc. Al utilizar el mismo servidor que el sistema de correo electrónico principal, las empresas corren el riesgo de que la confidencialidad de los datos se vea afectada con los diferentes niveles de acceso o de empañar su reputación de correo electrónico y acabar en una lista de IP o dominios bloqueados. Esto no es una opción en un momento en que el correo electrónico es tan importante.
Otro problema es que los eventos puntuales suelen afectar a todos los empleados de una empresa y pueden llegar a decenas de miles de personas. No obstante, el sistema de correo electrónico profesional no es una herramienta de envío de correo electrónico masivo. Esto puede eludirse con un enrutamiento segmentado: la distribución de los correos electrónicos se hace así en varias horas, o incluso varios días. Pero las empresas quieren que estos envíos sean más masivos y rápidos. Y esto a menudo no es posible con los actores del correo electrónico profesional, que no pueden arriesgarse a poner en peligro su plataforma de email y afectar al tráfico de otros clientes. Por eso, el despliegue de un sistema de correo secundario adaptado sigue siendo la mejor solución.
Un servidor secundario para un mejor rendimiento
Como ya se ha dicho, los sistemas «clásicos» de email profesional no son herramientas para el envío masivo de correos. Por lo tanto, el envío de mensajes se realiza a un ritmo acelerado. Sin embargo, con el servidor habitual, el ritmo de envío es de unos pocos emails por minuto (una media de 3). Esto es inaceptable cuando hay varias decenas de miles de destinatarios. Por lo tanto, es necesario buscar una solución que permita un ritmo más sostenido, sin pasar por una plataforma de email marketing y sin correr el riesgo de verse incluido en una lista de bloqueados como emisor de spam.
Alinto propone, a través del webmail SOGo mail, una solución capaz de hacer retroceder los límites de envío de emails por minuto impuestos por las plataformas compartidas, sin penalizar a los demás dominios. Gracias a los parámetros y al alojamiento del servidor en Alinto, la reputación del buzón principal se preserva y no entorpece la actividad de la empresa.
Otra ventaja: un buzón secundario, basado en el webmail SOGomail, permite utilizar las direcciones de correo electrónico profesionales habituales de los empleados para las comunicaciones dedicadas a una operación precisa. Esto evita el uso de los correos electrónicos personales de los empleados y la posible exposición a la normativa RGPD.
Transparencia, asistencia, capacidad de reacción: las ventajas de la implantación de Alinto
Al optar por SOGo by Alinto webmail como sistema de email secundario, las empresas tienen acceso a un soporte a lo largo de todo el proyecto: en la fase previa para definir los objetivos, durante el despliegue en apoyo de los equipos informáticos, y en la fase posterior gracias a la formación, el suministro de estadísticas y la garantía de un soporte de calidad.
Además, Alinto tiene una cobertura completa del negocio del correo electrónico. Esto nos asegura una sólida experiencia sobre lo que es posible o no implantar, y así acompañar a las empresas de la mejor manera. Garantizamos el mantenimiento y la gestión del correo electrónico 24/7, lo que supone una verdadera comodidad para los departamentos informáticos.
