Was bedeutet es, eine E-Mail zu archivieren?
Das Archivieren einer E-Mail bedeutet, sie aus dem üblichen Speicherort – dem Posteingang des Benutzers – an einen speziellen Ort zu verschieben, an dem sie dauerhaft aufbewahrt wird. Dieser Ort muss für den Nutzer stets zugänglich sein, sodass er jederzeit auf die archivierten E-Mails zugreifen kann. Nach der Archivierung kann die E-Mail aus dem Posteingang entfernt werden.
Dieser Vorgang der E-Mail-Archivierung ähnelt dem Archivieren von physischen Papierdokumenten. Wenn ich in meinem Alltag bestimmte Unterlagen nicht mehr benötige und Platz in meinem Büro schaffen möchte, lege ich diese Dokumente ins Archiv.
Es gibt verschiedene Archivierungsmethoden. Die einfachste Methode ist das Einordnen eines Dokuments in einen Ordner, der beispielsweise mit «2007 – Rechnungen» beschriftet und in einem Regal im Archivraum abgelegt wird. Es gibt jedoch auch spezialisierte Archivierungsverfahren, die von professionellen Archivaren durchgeführt werden.
Warum sollte man E-Mails archivieren?
In Unternehmen jeder Größe, sei es im kommerziellen oder öffentlichen Sektor, werden von den E-Mail-Nutzern täglich unzählige E-Mails empfangen und versendet. Dies führt zu einem stetig wachsenden Volumen in den Postfächern der Benutzer.
Technisch gesehen ist es nicht machbar, das Volumen der Mailboxen unbegrenzt wachsen zu lassen. Und selbst wenn es technisch möglich wäre, wäre es aus betriebswirtschaftlicher Sicht nicht ratsam. Ein ständig wachsendes E-Mail-Volumen erfordert regelmäßige Anpassungen der E-Mail-Serverkapazitäten. Zudem steigen mit der Größe der Server auch die damit verbundenen Kosten. Dazu gehören Ausgaben für Wartung, Datensicherung und die Wiederherstellung im Falle größerer Störungen.
E-mails archivieren: Welche gängigen Lösungen gibt es?
Erweiterung der Mailserver-Kapazitäten
Einige Unternehmen mit leistungsstarken E-Mail-Systemen entscheiden sich dafür, einfach die Kapazität ihrer E-Mail-Server zu erhöhen. Dadurch können die Postfächer der Benutzer auf mehrere Dutzend GB anwachsen. Doch selbst bei hohen Kapazitäten stößt man nach einiger Zeit auf technische Grenzen. Ein Beispiel hierfür ist das tägliche Backup, dessen Durchführung bis zu 24 Stunden in Anspruch nehmen kann. Auch die Wiederherstellungszeit eines Systems nach einem Ausfall kann problematisch werden: Das Wiederherstellen eines Servers mit mehreren TB an Daten kann Tage in Anspruch nehmen. Daher ist das bloße Erweitern der Serverkapazitäten oft nur eine kurzfristige Lösung.
Hinweis: Moderne Cloud-E-Mail-Dienste bieten Benutzern Postfächer mit Kapazitäten von 25 GB oder sogar 50 GB. Viele gehen davon aus, dass dies für den durchschnittlichen Nutzer über einen langen Zeitraum hinweg ausreicht. Doch angesichts der wachsenden Anzahl und Größe von Anhängen – denken Sie an HD-Fotos, Audiodateien oder Videos – wird auch diese Grenze früher oder später erreicht. Das Problem stellt sich dann erneut.
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Begrenzung der Postfachgröße für Benutzer
Für Unternehmen, die nicht über ein leistungsstarkes E-Mail-System verfügen und deren E-Mail-Kapazitäten nicht einfach erweitern werden können, ist eine gängige Lösung die Begrenzung der Postfachgröße der Benutzer. Dies kann beispielsweise 50 MB, 100 MB, 200 MB oder 1 GB betragen. Wird diese Kapazitätsgrenze erreicht, kann der Benutzer keine weiteren E-Mails empfangen oder senden. Um das Postfach wieder funktionsfähig zu machen, muss er Speicherplatz freigeben. Möchte er bestimmte E-Mails behalten, wird er oft ein persönliches Archiv, bei Microsoft Outlook als PST-Datei bekannt, erstellen, bevor er E-Mails löscht.
Diese Methode verlagert im Wesentlichen die Verantwortung für die Archivierung auf den Benutzer. Über die Zeit kann ein Benutzer mehrere solcher persönlichen Archive anlegen, die er selbst verwalten muss. Einige speichern diese PST-Dateien direkt auf ihrem Computer. Geht dieser Computer verloren oder wird unbrauchbar, sind die darin gespeicherten Daten unwiderruflich verloren. Um dieses Risiko zu minimieren, bieten manche Unternehmen ihren Mitarbeitern Speicherplatz auf zentralen Servern an, auf denen sie ihre PST-Dateien speichern können. Da diese Server regelmäßig gesichert werden, sind die Daten gut geschützt. Doch auch diese Lösung stößt mit der Zeit an ihre Grenzen, insbesondere wenn Unternehmen ihre Daten über viele Jahre hinweg täglich sichern. Nach mehreren Jahren finden sich in manchen Unternehmen tägliche Sicherungen von Dutzenden TB an PST-Dateien, wobei oft unklar ist, welchem Mitarbeiter diese Dateien zuzuordnen sind und welcher Inhalt sich darin verbirgt.
Nutzung der moderne Archivierungsfunktionen von E-Mail-Lösungen
Aktuelle E-Mail-Systeme wie Exchange 2010, 2013 oder 2016 bieten neben dem regulären Postfach ein zusätzliches Archivierungs-Postfach an. Dies dient quasi als Erweiterung des Hauptpostfachs, und Benutzer können E-Mails einfach per «Drag & Drop» dorthin verschieben.
Während diese Methode für den Benutzer sehr komfortabel ist, kann sie für das Unternehmen mit höheren Kosten verbunden sein, da sie eine Erweiterung der E-Mail-Serverkapazitäten erfordert. Ähnlich wie bei den oben genannten Lösungen wird hier die Verantwortung für die Archivierung auf den Benutzer übertragen.
Verglichen mit der Archivierung von physischen Papierdokumenten, wäre diese Methode so, als würde man das Büro eines Mitarbeiters vergrößern, sobald er keinen Platz mehr für seine Unterlagen hat.
Warum ist die Archivierung von E-Mails so wichtig?
Die Notwendigkeit der E-Mail-Archivierung wurde bereits aus technischer Perspektive beleuchtet: «Aus technischen Gründen ist es unabdingbar.» Um das Thema jedoch umfassender zu betrachten, sollten wir uns folgende Kernfragen stellen:
- Ist es für das Unternehmen verpflichtend, E-Mails zu archivieren?
- Sollte das Unternehmen sowohl eingehende als auch ausgehende E-Mails dauerhaft speichern?
- Muss das Unternehmen in der Lage sein, bestimmte E-Mails oder Anhänge aus verschiedenen Postfächern schnell aufzufinden?
In einem Zeitalter, in dem der Großteil der Geschäftskommunikation über E-Mail läuft, wäre es unklug, diese Fragen mit «Nein» zu beantworten.
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Wie lange sollten E-Mails aufbewahrt werden?
Die Frage nach der Aufbewahrungsdauer von E-Mails ist komplex. In Ländern wie Frankreich gibt es beispielsweise keine klaren gesetzlichen Vorgaben dazu. Es erscheint logisch, dass wichtige E-Mails über einen längeren Zeitraum gespeichert werden sollten, während weniger relevante Nachrichten zeitnah gelöscht werden könnten.
Doch wie unterscheidet man wichtige von weniger wichtigen E-Mails? Eine effektive und kosteneffiziente Sortierung von E-Mails ist heutzutage eine Herausforderung. Wie kann man den zukünftigen Wert einer E-Mail heute einschätzen? Eine kurze Nachricht, die lediglich einen Termin bestätigt, mag im Moment trivial erscheinen. Doch im Kontext eines späteren Rechtsstreits könnte sie von großer Bedeutung sein.
Die pragmatischste Archivierungsstrategie heutzutage ist es, sämtliche ausgehenden E-Mails eines Benutzers zu speichern, mit Ausnahme von persönlichen Nachrichten. Diese persönlichen E-Mails, ob eingehend oder ausgehend, könnten in einem «Persönlich»-Ordner abgelegt werden, der vom Archivierungsprozess ausgenommen ist.
Bezüglich der Aufbewahrungsdauer könnte man sich für einen längeren Zeitraum, beispielsweise zehn Jahre, entscheiden. In bestimmten Berufsfeldern, wie dem öffentlichen Bauwesen, könnte die Aufbewahrungsfrist sogar noch länger sein.
E-Mail-Archivierung: Eine strategische Entscheidung der Unternehmensführung
Die bisherigen Überlegungen verdeutlichen, dass die Archivierung von E-Mails primär eine strategische Entscheidung der Unternehmensführung darstellt, noch bevor sie eine technische Herausforderung wird. Zum Vorteil des Unternehmens sollten E-Mails über einen angemessenen Zeitraum archiviert werden. Dies ermöglicht es den Nutzern, benötigte Informationen in ihren archivierten E-Mails wiederzufinden und berechtigten Prüfern, den Inhalt einzelner oder mehrerer Postfächer zu analysieren. Diese strategische Entscheidung muss durch die Implementierung einer Archivierungslösung umgesetzt werden, die sowohl den technischen Anforderungen des Unternehmens als auch den Bedürfnissen der Nutzer gerecht wird – und das alles innerhalb eines akzeptablen Budgets.
Hinweis
Wenn ein Unternehmen sich entscheidet, die Posteingänge nicht zentral zu archivieren, übernehmen oft die Nutzer diese Aufgabe selbst. Dies führt zu versteckten Kosten. Angenommen, ein Mitarbeiter verwendet wöchentlich eine halbe Stunde, um seinen Posteingang zu organisieren und zu archivieren. Das entspricht jährlichen Kosten von 235,00 € (basierend auf 47 Arbeitswochen, 0,5 Stunden pro Woche und einem Stundensatz von 10,00 €). In einem Unternehmen mit 1.000 Mitarbeitern, bei dem E-Mail für 20 % der Belegschaft, also 200 Mitarbeiter, ein tägliches Arbeitsmittel ist, summieren sich die jährlichen Kosten auf 47.000,00 € (= 200 x 235,00 €).
Selbst wenn man also davon ausgeht, dass die Archivierung keine unternehmensweite Verpflichtung darstellt und primär als individuelles Anliegen der Nutzer betrachtet wird, kann die Implementierung einer E-Mail-Archivierungslösung sowohl aus wirtschaftlicher Perspektive als auch im Hinblick auf die Effizienz der Nutzer von Vorteil sein.
E-Mails effizient archivieren: Perspektiven für die optimale Lösungsfindung
Was ist die richtige Lösung zur E-Mail-Archivierung? Um diese Frage zu beantworten, sollte die Problematik aus verschiedenen Blickwinkeln betrachtet werden:
Aus Sicht des Nutzers
Was der Nutzer sich wünscht, ist:
- eine stets funktionierende E-Mail-Anwendung,
- die Sicherheit, dass seine Daten gut geschützt sind,
- die Fähigkeit, schnell und einfach Informationen in seiner E-Mail zu finden,
- keine Zeit mit Aufgaben zu verschwenden, die für ihn keinen Mehrwert bieten.
Man könnte sich folgende Archivierungsstrategie vorstellen: E-Mails verbleiben für ein ganzes Jahr im Posteingang des Nutzers. Sucht der Nutzer eine E-Mail, die jünger als ein Jahr ist, findet er sie in seinem Posteingang. Ist die E-Mail älter als ein Jahr, findet er sie in seinem Archiv. Dies lässt sich mit physischen Dokumenten vergleichen: Entweder befindet sich das Dokument auf dem Schreibtisch des Nutzers oder es wurde ins Archiv verschoben.
Durch die zentrale Archivierung kann der Nutzer sicher sein, dass sein Posteingang nie überfüllt ist, dass seine Daten regelmäßig und systematisch archiviert werden und dass er jederzeit eine E-Mail entweder in seinem Posteingang oder im Archiv finden kann.
Hinweis :
Viele legen Wert darauf, dass sich die Benutzererfahrung möglichst wenig verändert und möchten, dass der Zugriff auf archivierte E-Mails genauso erfolgt wie der Zugriff auf den Posteingang. Dazu einige Anmerkungen:
- Technisch gesehen ist es möglich, den Zugriff auf archivierte E-Mails nahtlos in den Zugriff auf den Posteingang zu integrieren. Dies kann jedoch die Konfiguration und Wartung der Archivierungslösung komplizierter gestalten.
- Immer mehr Nutzer sind sowohl beruflich als auch privat an Web-Oberflächen gewöhnt. In der Exchange-Umgebung beispielsweise fragen sich viele jüngere Nutzer, die mit Diensten wie Gmail, Hotmail und Facebook vertraut sind, warum sie überhaupt die Outlook-Software nutzen sollten. Mit einer Web-Oberfläche wie OWA könnten sie oft effizienter und einfacher arbeiten.
Unsere Empfehlung: Nutzen Sie eine Webschnittstelle für den Zugriff auf archivierte E-Mails. Eine Webschnittstelle liegt nicht nur im Trend, sondern bietet auch zahlreiche Vorteile:
- Zugriff auf archivierte E-Mails über einen gängigen Internetbrowser.
- Möglichkeit, auf archivierte E-Mails zuzugreifen, ohne sich in das E-Mail-Konto einloggen zu müssen.
- Zugriff auf die Archive von Kollegen, beispielsweise von Personen, die man vertritt.
- Einsparung von Ressourcen, da die Installation und Wartung der Outlook-Software auf den Endgeräten der Nutzer entfällt.
Darüber hinaus lässt sich das Webinterface für den Zugriff auf archivierte E-Mails problemlos in das Webinterface für den Zugriff auf den Posteingang integrieren, wie beispielsweise OWA im Falle von Exchange.
Aus Sicht der IT-Leitung
Die zentrale E-Mail-Archivierung bietet der IT-Abteilung folgende Vorteile:
- Einfache Kontrolle über die Größe der Mailserver
- Drastische Reduzierung des Ausfallrisikos
- Senkung der Betriebskosten durch vereinfachte Wartung, beschleunigte Datensicherung und raschere Wiederherstellung bei größeren Störungen
Bei der Auswahl einer zentralen Archivierungslösung sollten aus technischer Perspektive folgende Aspekte berücksichtigt werden:
- Schutz des Zugriffs auf archivierte Daten
- Option für den Nutzer, eine archivierte E-Mail zu löschen oder eben nicht
- Skalierbarkeit der Archivierungslösung, einschließlich des Speichers
- Wiederverwendung der archivierten Daten
- Suchfunktion innerhalb der archivierten Daten
- Exportmöglichkeit der archivierten Daten
Zusammengefasst empfiehlt es sich aus IT-Perspektive, neben dem E-Mail-System ein separates, jedoch verbundenes E-Mail-Archivierungssystem zu implementieren. Dies ermöglicht es, den Posteingang in einer angemessenen Größe zu halten und das Archivierungssystem flexibel zu skalieren, da es für große Datenmengen konzipiert ist.
Ein weiterer Vorteil dieser Unabhängigkeit: Wenn die archivierten Daten in einem offenen Format wie XML gespeichert sind, können sie in ein anderes E-Mail-System übertragen werden. Dies ist besonders hilfreich, wenn ein Wechsel des E-Mail-Systems ansteht.
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Aus Sicht der Geschäftsführung
Wie bereits betont, obliegt es der Geschäftsführung, sämtliche Informationen, die über den E-Mail-Server des Unternehmens laufen, zu schützen und dabei die geltenden rechtlichen Vorgaben einzuhalten. So sind beispielsweise Banken durch die Basel II- und Basel III-Abkommen dazu verpflichtet, alle E-Mails, die über ihre Server gesendet werden, zu archivieren. Dabei muss die gewählte E-Mail-Archivierungslösung ein hohes Maß an Sicherheit bieten.
Effektive E-Mail-Archivierungslösungen sollten zudem die rechtssichere Archivierung unterstützen. Das bedeutet, dass eine archivierte E-Mail in einem Gerichtsverfahren Beweiskraft besitzen muss, indem sie die Unversehrtheit der in der ursprünglichen E-Mail enthaltenen Informationen sicherstellt.
Optimalerweise sollte die Geschäftsführung die E-Mail-Archivierung in eine umfassende Strategie zur Nutzung von IT-Ressourcen integrieren, zu denen auch E-Mails zählen. Jedes Unternehmen sollte über eine IT-Richtlinie verfügen, die diese von der Geschäftsführung festgelegte Strategie darlegt. Diese Richtlinie sollte von allen Mitarbeitern des Unternehmens verstanden und akzeptiert werden, und ihre Einhaltung sollte von der Geschäftsführung überwacht werden.
Mitarbeiterschulung zu E-Mail-Nutzung
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass jedes Unternehmen klare Richtlinien für die Nutzung der bereitgestellten E-Mail-Dienste festlegen sollte. Ebenso ist es wichtig, die Mitarbeiter kontinuierlich zu schulen und über den verantwortungsvollen Umgang mit E-Mails aufzuklären, einschließlich der besten Praktiken zum E-Mails archivieren. Dabei sollten sie insbesondere über die mit E-Mails verbundenen Risiken informiert werden. In diesen Schulungen kann das Unternehmen auch erläutern, warum eine E-Mail-Archivierungslösung implementiert wurde und wie diese funktioniert.
