In bestimmten Situationen, wie z. B. Betriebsratswahlen, meiden viele Unternehmen und Behörden die Nutzung der beruflichen oder persönlichen E-Mail-Adressen ihrer Mitarbeiter. Dies dient nicht nur dazu, eine Konfusion bezüglich der Art der Nachrichten zu vermeiden, sondern auch – vor allem in größeren Organisationen – das Risiko einer Überlastung der Sende- und Empfangsserver zu reduzieren. Eine solche Überlastung könnte sich negativ auf die Leistung des Haupt- E-Mail-Systems auswirken.
Um diese Herausforderungen zu bewältigen, entscheiden sich viele Unternehmen für einen separaten E-Mail-Anbieter. Allerdings geht dieser Ansatz mit zusätzlichen Kosten einher und erfordert einen erhebliche Zeit- und Arbeitsaufwand seitens der IT-Teams. Zudem sind die Vorlaufzeiten oft knapp bemessen und das E-Mail-Volumen hoch, was es schwierig macht, zuverlässige Partner mit einem angemessenen Budget zu finden. Dennoch ist es keine unlösbare Aufgabe.
Betriebsratswahlen: Warum sollte man ein gesondertes E-Mail-System einrichten?
E-Mails stellen einen privilegierten Kanal für die offizielle Kommunikation dar. Deshalb ist es wichtig, dass diese E-Mails ordnungsgemäß zugestellt und empfangen werden können. Bei bestimmten Anlässen, wie z. B. Betriebsratswahlen, ist eine intensive E-Mail-Kommunikation erforderlich, die Aufrufe für Kandidaten, Abstimmungen, Aktualisierungen, Erinnerungen und Bekanntgabe von Ergebnissen umfasst. Obwohl die Unternehmens-E-Mails der bevorzugte Kanal für offizielle Kommunikation sind, kann die Nutzung desselben Servers wie das Haupt-E-Mail-System für solche Anlässe die Vertraulichkeit der Daten gefährden und den E-Mail-Ruf des Unternehmens schädigen. Dies könnte bis zur Aufnahme in eine sogenannte Blockliste führen. Dies ist jedoch in einer Zeit, in der E-Mails so wichtig sind, nicht denkbar.
Solche Einzelveranstaltungen betreffen oft alle Mitarbeiter eines Unternehmens und können Zehntausende von Menschen erreichen. Dadurch kann das E-Mail-System des Unternehmens überlastet werden, da es nicht für den Massenversand von E-Mails ausgelegt ist. Dies kann durch segmentiertes Routings umgangen werden: Die E-Mails werden über einen Zeitraum von mehreren Stunden oder sogar Tagen verteilt versendet. Die Unternehmen möchten jedoch, dass diese Massen-E-Mails schnell versendet werden können. Und das ist mit Anbietern professioneller E-Mail-Dienste oft nicht möglich, da diese nicht das Risiko eingehen können, ihre E-Mail-Plattform zu gefährden und den Datenverkehr anderer Kunden zu beeinträchtigen. Daher ist der Einsatz eines separaten sekundären E-Mail-Systems die beste Lösung.
Ein zweiter Server für mehr Leistungsfähigkeit
Wie bereits erwähnt, sind die klassischen professionellen E-Mail-Systeme nicht für den Massenversand geeignet. Die E-Mails werden in einem getakteten Rhythmus versendet. Die Versandrate liegt im Durchschnitt bei 3 E-Mails pro Minute. Um diese Beschränkungen zu umgehen, ohne eine E-Mail-Marketing-Plattform zu nutzen oder das Risiko einer Sperrung der eigenen IP-Adresse einzugehen, ist es notwendig, eine Lösung zu finden, die einen schnelleren E-Mail-Versand ermöglicht.
Alinto bietet mit dem SOGomail Webmail eine Lösung an, die in der Lage ist, die von den Shared-Plattformen auferlegten Grenzen für den E-Mail-Versand pro Minute zu überwinden, ohne die anderen Domains zu beeinträchtigen.
Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass eine sekundäre Messaging-Lösung, basierend auf dem SOGo-Webmail, es ermöglicht, die üblichen geschäftlichen E-Mail-Adressen der Mitarbeiter für spezifische Kommunikationen im Rahmen einer bestimmten Aktion zu verwenden. Dadurch wird der Einsatz der persönlichen E-Mails der Mitarbeiter vermieden und eine mögliche Verletzung der DSGVO vermieden.
Transparenz, Support, Reaktionsfähigkeit: die Vorteile einer Bereitstellung durch Alinto
Unternehmen, die sich für SOGo Webmail von Alinto als sekundäres E-Mail-System entscheiden, erhalten während des gesamten Projekts Unterstützung. Im Vorfeld werden die Projektziele definiert, während der Einführungsphase werden die IT-Teams begleitet und kontinuierlich durch Schulungen unterstützt. Zudem werden Statistiken bereitgestellt und ein qualitativ hochwertige Supports gewährleistet.
Alinto verfügt zudem über ein umfassendes Know-how im E-Mail-Business und deckt alle Bereiche der Branche ab. Das sichert eine solide Expertise darüber, was implementiert werden kann und was nicht, und ermöglicht uns, Unternehmen auf bestmögliche Weise zu unterstützen. Wir bieten eine 24/7-Support und -Management von E-Mails, was den IT-Abteilungen ein Gefühl der Sicherheit und des Komforts vermittelt.
