Effektives E-Mail-Management ist für ein Unternehmen von strategischer Bedeutung. Es umfasst weit mehr als lediglich das Senden und Empfangen von E-Mails. Die E-Mail-Infrastruktur stellt oft einen prominenten Angriffspunkt für Cyberangriffe dar. Daher ist es unerlässlich, den E-Mail-Verkehr abzusichern, was den Einsatz von Antispam-Software, die Implementierung eines Business Continuity Plans (BCP) sowie ein sicheres Hosting einschließt. Diese Themen werden in diesem Artikel ausführlich behandelt.
#1 – Antispam und Antivirus
Um die Filterung von E-Mails zu optimieren, ist es unerlässlich, eine Kombination von Antispam- und Antivirus-Maßnahmen einzusetzen. Diese Tools analysieren eingehende E-Mails anhand einer Punktebewertung, um zu entscheiden, ob sie als legitim akzeptiert oder als Spam erkannt und möglicherweise abgefangen werden sollten. Die Kriterien für diese Bewertung können von Administratoren angepasst werden und lassen sich individuell auf die Anforderungen jedes einzelnen Nutzers abstimmen. Hierbei werden verschiedene Faktoren wie das Verhältnis von Bild- zu Textinhalten, der Betreff, der Absender, der eigentliche Nachricht sowie technische Merkmale berücksichtigt.
Die Sicherheitsrichtlinien können entsprechend den spezifischen Anforderungen und Besonderheiten eines jeden Unternehmens variieren. Hierin liegt der Vorteil einer anpassungsfähigen und benutzerfreundlichen Suite von E-Mail-Schutzdiensten wie beispielsweise Alinto Cleanmail. Die durch diese Filterung erzielte Effektivität trägt dazu bei, den Ruf Ihrer Domain zu schützen und verhindert, dass Ihre E-Mails von den Empfängern auf eine gesperrte Liste (Blocklist) gesetzt werden.
#2 – Geschäftskontinuitätsplan
Wenn der E-Mail-Dienst nicht mehr erreichbar ist, wird die gesamte Geschäftstätigkeit eines Unternehmens beeinträchtigt. In solchen Fällen ist ein BCP (Business Continuity Plan) auch als Geschäftskontinuitätsplan bekannt, unverzichtbar. Dieser Plan gewährleistet, dass der Zugang zu E-Mails über ein Notfall-Webmail-System aufrechterhalten wird. Beachten Sie jedoch, dass nicht alle E-Mail-Schutzlösungen diese Funktion bieten. Dennoch ist diese Funktion aufgrund der zunehmenden Cyberangriffe von größter Bedeutung.
Ein Bericht in der Zeitung Le Monde berichtete, wie ausländische Mitarbeiter von Bouygues Construction nach einem Cyberangriff in einer technischen Arbeitspause steckten, da sie keinen Zugriff auf ihre geschäftlichen E-Mails hatten. Um eine solche Situation zu vermeiden, empfiehlt sich die Nutzung des sicheren E-Mail-Relays von Alinto in Verbindung mit einem rund um die Uhr überwachten BCP. Dadurch wird den Nutzern ermöglicht, auch im Falle eines Ausfalls auf ihre E-Mails zuzugreifen, was dazu beiträgt, dass sich die Beeinträchtigung der Geschäftsaktivitäten in Grenzen hält.
#3 – Quarantäne
Gelegentlich werden E-Mails irrtümlicherweise als Spam eingestuft, obwohl der Nutzer sie für akzeptabel hält und empfangen möchte. Daher ist es unerlässlich, über eine Lösung zu verfügen, die es ermöglicht, die Kontrolle über die verschiedenen E-Mails zu behalten, die über den E-Mail-Server geleitet werden.
Genau diese Kontrolle ermöglicht ein Quarantäne-Service. Nutzer erhalten eine Übersicht der E-Mails, die vorübergehend isoliert wurden, und können entscheiden, ob sie diese erhalten möchten oder nicht. Die Frequenz, mit der solche Berichte versendet werden, kann vom Administrator angepasst werden.
Mit Cleanmail von Alinto werden die isolierten E-Mails 30 Tage lang aufbewahrt, sodass die Nutzer die Kontrolle über ihr Mailbox behalten können.
#4 – Archivierung
Um über die einfache E-Mail-Verwaltung hinauszugehen, wünschen sich manche Unternehmen ein E-Mail-Archivierungssystem, oft um gesetzliche Auflagen zu erfüllen. Diese Funktionen dienen auch dazu, mögliche Serverausfälle oder Datenverluste abzufangen. Gleichzeitig zielen sie darauf ab, die Speicherkapazität effizient nutzen, um das E-Mail-Volumen auf dem Server zu reduzieren. Allerdings kann dies mitunter die Leistung des Servers beeinträchtigen.
Der Archivierungsdienst von Alinto erstellt während eines festgelegten Zeitraums unveränderliche Kopien sämtlicher Nachrichten. Auch hier hat der Administrator die Möglichkeit, Regeln für bestimmte Domains und/oder Benutzer festzulegen und nach Bedarf anzupassen.
#5 – Hosting
Für Unternehmen ist die Wahl des Hosting-Standorts ein heikles Thema, insbesondere seit der Einführung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Die Problematik wird durch die Tatsache erschwert, dass es schwierig ist, bei großen Internetunternehmen genaue Informationen über den genauen Standort der gehosteten Daten zu erhalten. Alinto bietet eine Lösung, um dieses Problem anzugehen, indem sie einen sicheren Relaisdienst anbieten. Dieser ermöglicht es Unternehmen, den Standort ihres Hostings in Frankreich oder Europa nach ihren eigenen Vorstellungen festzulegen
Die Dienste von Alinto werden auf privaten Clouds gehostet, die sich in Rechenzentren in verschiedenen europäischen Ländern wie Frankreich, der Schweiz, Deutschland oder Spanien befinden. Kunden haben auch die Möglichkeit, ihre Daten selbst zu hosten. Ein Support-Team steht rund um die Uhr zur Verfügung und gewährleistet ganzjährige Wartung.
Um die Wartung der geschäftlichen Kommunikation effizienter zu gestalten, empfiehlt es sich, auf eine Software zurückzugreifen, die die in diesem Artikel beschriebenen Funktionen bereitstellt. Alinto bietet eine umfassende und flexible Lösung, die genau das ermöglicht. Weitere Informationen finden Sie hier!
