Ein Notfall-Webmail ist ein vorübergehender E-Mail-Dienst, der über das Internet erreichbar ist und dazu dient, vorübergehende Probleme mit dem primären E-Mail-Server zu überbrücken. Unternehmen, die den E-Mail-Verkehr als geschäftskritisch betrachten, sollten eine solche Lösung als selbstverständlich betrachten.
Oftmals unterschätzen Unternehmen den Nutzen eine Notfall-Webmail-Lösung, bis sie selbst mit einem E-Mail-Ausfall konfrontiert werden, gehackt werden, oder einen Hosting-Zwischenfall wie beispielsweise ein Brand erleiden, der den E-Mail-Server unzugänglich macht. In solchen Fällen sind Unternehmen, die über eine Strategie zu E-Mail-Geschäftskontinuität verfügen, gut vorbereitet, während es bei anderen Unternehmen deutlich schwieriger ist! Kann ein Unternehmen also auf eine E-Mail-Kontinuitätslösung verzichten? Lassen Sie uns das genauer betrachten!
Auswirkungen des Verlusts des Mailbox-Zugangs
Stellen Sie sich vor, Sie hätten einen Tag lang keinen Zugriff auf Ihre E-Mails oder Ihre Mailbox. Alle Kollegen sitzen im Großraumbüro und telefonieren, und Sie müssen auf persönliche E-Mail-Adressen zurückgreifen, um erreichbar zu sein. Kaum vorstellbar, oder? Und doch passiert es häufiger, als man denkt.
Geschäftliche E-Mail-Dienste sind mittlerweile zu geschäftskritischen Anwendungen geworden, die für die Arbeitsaufgaben vieler Mitarbeiter unverzichtbar sind. Der Verlust des Zugriffs auf die Mailbox hat verschiedene Konsequenzen:
- Produktivitätsverlust: Bestellungen können nicht empfangen, Rechnungen nicht versendet und die Kommunikation mit Stakeholdern nicht abgewickelt werden.
- Informationsverlust: E-Mails, die während der Unterbrechung empfangen wurden, gehen verloren, was zu einem Informationsverlust führt.
- Schwierige Datenwiederherstellung: Die Wiederherstellung verlorener Daten, insbesondere empfangener E-Mails und in Bearbeitung befindlicher Nachrichten, kann viel Zeit in Anspruch nehmen oder sogar unmöglich sein.
Als eine zentrale Anwendung in Unternehmen verdient die E-Mail einen speziellen und zuverlässigen Geschäftskontinuitätsplan (Business Continuity Plan, BCP). Dennoch werden E-Mail-Dienste oft bei umfassenden BCPs von Unternehmen vernachlässigt. Dies ist bedauerlich, da es sich dabei nicht um den komplexesten Aspekt der IT-Sicherheit handelt
Notfall-Webmail: Wie funktioniert es?
Ein E-Mail-Geschäftskontinuitätsplan wird durch die Einrichtung eines Notfall-Webmail umgesetzt. Dabei handelt es sich um eine Mailbox, die über einen Webbrowser zugänglich ist. Die Benutzeroberfläche ist zwar etwas schlichter als bei herkömmlichen E-Mail-Diensten, ermöglicht jedoch ein kontinuierliches Arbeiten, das Senden und Empfangen von E-Mails, auch wenn der E-Mail-Server nicht verfügbar ist.
Bei der Einrichtung eines Notfall-Webmail legen Unternehmen in der Regel eine Aufbewahrungsfrist für E-Mails fest, beispielsweise 7 oder 14 Tage. Dadurch können Benutzer alle während dieser Zeitspanne empfangenen und gesendeten E-Mails abrufen, falls der primäre E-Mail-Dienst unterbrochen wird.
Sobald der Normalbetrieb wiederhergestellt wurde, werden die Aktivitäten des Notfall-Webmail mit dem Haupt-E-Mail-Dienst synchronisiert, sodass die geleistete Arbeit nicht verloren geht. Dies ist ein großer Vorteil für die Mitarbeiter, da sie bei einem Serviceausfall lediglich mit einer leicht veränderten Benutzeroberfläche konfrontiert werden und wie gewohnt weiterarbeiten können.
Cleanmail: Antispam und Notfall-Webmail
Als Experte für E-Mail-Dienste hat Alinto ein Notfall-Webmail in seine Antispam-Lösung Cleanmail integriert. Dadurch können Unternehmen nicht nur von einem verbesserten Schutz für ihre E-Mail-Kommunikation profitieren, sondern auch einen dedizierten E-Mail-Geschäftskontinuitätsplan umsetzen.
Die Implementierung ist einfach. In Zusammenarbeit mit den Alinto-Teams legen Unternehmen die Aufbewahrungsdauer für eingehende, ausgehende und in Quarantäne befindliche E-Mails fest, wobei Spam-Nachrichten ausgeschlossen werden. Diese Webmail-Lösung passt sich jeder Umgebung an und ermöglicht zudem, versehentlich gelöschte E-Mails während dieses Zeitraums wiederherzustellen.
Der Alinto E-Mail-BCP kann flexibel eingesetzt werden. Es ist möglich, ihn entweder nur für ausgewählte Benutzer (z. B. strategisch wichtige sind oder stark von E-Mails abhängige Mitarbeiter) oder für die gesamte E-Mail-Domäne bereitzustellen. Unternehmen profitieren dabei von der Unterstützung durch Alinto.
Es ist wichtig sicherzustellen, dass die betroffenen Benutzerkonten mit dem Notfall-Webmail verbunden sind, um sicherzustellen, dass sie im Bedarfsfall auf ihre E-Mails zugreifen können. Cleanmail kann problemlos über eine API mit dem Unternehmensverzeichnis (Active Directorty, AD) synchronisiert werden, was einen zusätzlichen Vorteil bietet.
Um unvorbereitete Situationen zu vermeiden, ist es wichtig, Unterbrechungen des E-Mail-Systems frühzeitig zu berücksichtigen und entsprechende Lösungen zu implementieren. Mit Cleanmail von Alinto können Sie den Antispam-Schutz auf alle E-Mail-Konten anwenden, während das Notfall-Webmail speziell für die strategisch wichtigen Mitarbeiter reserviert ist. Gibt es also noch gute Gründe, auf ein Notfall-Webmail zu verzichten?
