Microsoft 365 ist eine Software-Suite, die aufgrund ihrer vielfältigen Anwendungen, ihrer praktischen Nutzbarkeit und ihrer Marktposition von Unternehmen in großem Umfang gewählt wird. Dennoch stellen viele Organisationen nach einigen Monaten der Implementierung fest, dass diese Tools kaum oder nur unzureichend genutzt werden. Dadurch ist der Return on Investment (ROI) nicht unbedingt gegeben. In diesem Artikel möchten wir Ihnen Zahlen und eine Bestandsaufnahme zur tatsächlichen Akzeptanz von Office 365 sowie den Gründen für gescheiterte Implementierungen präsentieren.
Einführung von Office 365: Das sind die Zahlen
Vor etwa zehn Jahren wurde die Microsoft-Suite in ihrer aktuellen Abonnementsform eingeführt. Sie umfasst zahlreiche Anwendungen, die den täglichen und geschäftlichen Anforderungen von Unternehmen gerecht werden: die traditionellen Office-Tools (Word, Excel, PowerPoint …) sowie neue Webdienste (OneDrive, Yammer …). Im Jahr 2019 zählte die Office 365-Suite 155 Millionen aktive Nutzer. Anfang 2020 wurde sie in Microsoft 365 umbenannt.
Laut einem Forrester-Bericht kann die Einführung von Office 365 in drei Jahren einen ROI von 162 % erzielen, vorausgesetzt, die Office-Suite vorausgesetzt, die Suite wird effektiv genutzt. Der Microsoft 365 Report zeigt, dass 88 % der IT-Entscheidungsträger Microsoft 365 vollständig in ihrem Unternehmen eingeführt haben. Laut einem Artikel des JDN (Journal du Net) verwenden 80 % der französischen Unternehmen des CAC40 die Suite. Der Hauptgrund für diese Wahl liegt in der Flexibilität des Angebots, die den komplexen Anforderungen von Organisationen gerecht wird.
Dennoch sollte man die Zahlen mit Vorsicht betrachten. Der Microsoft-Bericht zeigt, dass die meisten Unternehmen die Software Suite noch nicht vollständig angenommen haben, insbesondere im Hinblick auf die Sicherheit. Ab wann kann man ein Tool als angenommen betrachten? Genügt es, einfach mit Microsoft verbunden zu sein? In diesem Fall haben 100 % der Nutzer es angenommen, da sie über E-Mails verbunden sind. Die tatsächliche Akzeptanz ist jedoch viel komplexer: Sie liegt vor, wenn die damit einhergehenden Veränderungen real und greifbar sind, beispielsweise durch die Einführung neuer kollaborativer Arbeitsweisen.
Verwendung von Office 365: Die beliebtesten Anwendungen
Bei der Nutzung von Office 365 ist festzustellen, dass die Benutzer trotz der Integration in die Cloud an alten Praktiken festhalten: lokale Erstellung von Dokumenten, Dateifreigabe per E-Mail… Es wäre logisch, dass die Benutzer zumindest für den internen Austausch oder die gemeinsame Nutzung von Dokumenten auf E-Mails verzichten. OneDrive ermöglicht das Erzeugen sicherer Freigabelinks. Die Benutzer nutzen also die Stärken der Suite nicht wirklich aus.
Das waren die am häufigsten genutzten Anwendungen im dritten Quartal 2019:
- Outlook / Exchange: 59 %.
- Teams: 41 %.
- Skype Enterprise: 23 %.
Es ist erkennbar, dass die tatsächlich kollaborativen Anwendungen Schwierigkeiten haben, sich durchzusetzen. Dies lässt sich damit erklären, dass viele Benutzer nicht wissen, auf welche Anwendungen sie Zugriff haben (laut dem Microsoft 365 Report 47 %) und welche Vorteile sie bieten.
ROI Office 365: Woran hakt es?
In der Praxis gestaltet sich die Einführung der Office 365 Suite nicht so problemlos, wie es die betroffenen Unternehmen gerne darstellen möchten. Hier sind einige Zahlen, die dies belegen: Hier sind einige Zahlen, die dies belegen:
- 34 % der Nutzer stehen Veränderungen skeptisch gegenüber.
- 47 % wissen nicht, auf welche Anwendungen sie zugreifen können.
- 29 % haben zu wenig Zeit, um sich weiterzubilden
Es ist wichtig, dass die Unternehmen die Nutzungsgewohnheiten ihrer Mitarbeiter kontinuierlich im Blick behalten, um sie in die richtige Richtung zu lenken. Und genau hier liegt das Problem. Es genügt nicht, nur Leitfäden zu erstellen, die erklären, wie es funktioniert. Es müssen Szenarien entwickelt werden, die die Vorteile der kollaborativen Software Suite aufzeigen und Überzeugungsarbeit leisten. Es ist notwendig, einen tatsächlichen internen Transformationsprozess einzuleiten, doch nur wenige Unternehmen setzen dies um. Sie sind der Meinung, dass eine erfolgreiche Einführung gegeben ist, wenn sich die Nutzer gelegentlich in ihre E-Mails und einige Anwendungen einlogge. Allerdings entspricht der Return on Investment (ROI) nicht ihren Erwartungen! Und das hat einen guten Grund: Die Lizenzpreise sind im Jahr 2019 um 10 % gestiegen!
Um die Akzeptanz von Office 365 zu verbessern, gibt es einige Ansätze:
- Die Suite sollte im Mittelpunkt der digitalen Transformation des Unternehmens stehen.
- Die Unternehmensleitung sollte einbezogen werden, indem klare Ziele festgelegt werden.
- Die Geschäftsleitung sollte die Lösungen ebenfalls nutzen, um mit gutem Beispiel voranzugehen.
Während die quantitative Akzeptanz von Microsoft 365 eine Realität ist, ist die «qualitative» Akzeptanz durch die Benutzer in den Unternehmen noch nicht optimal. Obwohl die Suite auf dem Papier alle erforderlichen Qualitäten für sichere Zusammenarbeit aufweist, stößt sie auf die von den Benutzern genannten Hindernisse, die den Prozess der digitalen Transformation von Organisationen verlangsamen können.
