Sie sind davon überzeugt: Sie brauchen zusätzlichen Schutz für Ihre Business-Mailbox. Es ist jedoch schwierig, sich unter den verfügbaren Lösungen zu entscheiden. Durch den nativen Anti-Spam, der direkt in Ihr E-Mail-Programm integriert ist, und zusätzliche verfügbare Sicherheitsdienste haben Sie möglicherweise den Eindruck, dass Sie doppelte oder unnötige Schutzmaßnahmen ergreifen. In Ihrem Haus würden Sie jedoch ohne zu zögern eine Sicherheitstür, Einbruchsmelder und Überwachungskameras kombinieren.
Unserer Meinung nach sind fünf Funktionen unverzichtbar und sollten unbedingt von Ihrem zukünftigen Anbieter angeboten werden. In diesem Artikel erfahren Sie mehr darüber.
Funktion #1 – Filterung von eingehenden E-Mails
Bei Ihrer zukünftigen E-Mail-Sicherheitssoftware ist es selbstverständlich wichtig, dass sie eine leistungsstarke Filterung eingehender E-Mails bietet. Dies wird durch verschiedene Methoden erreicht:
- Reputationsbasierte E-Mail-Filterung: Diese Methode identifiziert bekannte Spammer anhand von Abfragen in internationalen Reputationsdatenbanken.
- Genehmigte Liste (oder allowlist): Hierbei werden Absender ausgewählt, deren E-Mails vom Unternehmen akzeptiert werden.
- Gesperrte Liste (oder blocklist): Auf dieser Liste stehen Absender, deren E-Mails vom Unternehmen abgelehnt werden.
- Inhaltsanalyse: Diese Methode blockiert Nachrichten auf Grundlage ihres Inhalts, indem Wörter, Links, Bilder, Anhänge usw. analysiert werden.
Bei der Auswahl Ihrer zukünftigen E-Mail-Sicherheitslösung sollten Sie auf Agilität und Anpassungsfähigkeit achten. Entscheiden Sie sich für eine Lösung, mit der Sie Filter einfach ändern, anpassen, löschen oder hinzufügen können – und das mit nur wenigen Klicks, um den Bedürfnissen Ihrer Endnutzer gerecht zu werden.
Funktion #2 – Antispam und Antivirus
Bei der Auswahl einer Schutzlösung ist es von großer Bedeutung, ein leistungsstarkes Anti-Spam- und Anti-Virus-Programm zu verwenden. Viele unerwünschte E-Mails schaffen es, die in E-Mail-Lösungen integrierten Anti-Spam-Tools zu umgehen und landen somit in den Posteingängen Ihrer Nutzer.
Es ist ratsam, eine Lösung zu wählen, die auf leistungsstarken Technologien basiert. Diese Lösung sollte internationale RBL-Datenbanken abfragen, ihre eigenen Spam-Datenbanken mit Spam-Fight-Teams aktualisieren und E-Mails durch verschiedene Antivirenprogramme filtern, um Cyber-Bedrohungen effektiv zu erkennen und abzuwehren.
Um genau zu bestimmen, ob eine empfangene E-Mail Spam ist, sollte die Software folgenden Schritte ausführen:
- Abfrage von gesperrten Listen wie RBL (Realtime Blacklists) oder DNSBL (Blacklists for DNS). Dadurch wird eine Echtzeit-Filterung von Absendern ermöglicht, die sich Domains oder IP-Adressen unrechtmäßig angeeignet haben.
- Analyse der E-Mail-Elemente wie Links, Betreff, Anhänge und Bilder anhand von Kriterien, die von menschlichen Algorithmen und künstlicher Intelligenz festgelegt werden. Dadurch wird sichergestellt, dass die Filter korrekt funktionieren.
- SPF-Verifizierung (Sender Policy Framework) sowie DKIM und DMARC: Diese Verfajren ermöglichen die Überprüfung, on Absender berechtigt sind, E-Mails über die entsprechende Domäne zu versenden – ähnlich wie bei einem Ausstellerausweis auf einer Messe.
Funktion #3 – Schutz der Domain-Reputation
Damit Ihre E-Mails, insbesondere kommerzielle E-Mails, nicht fälschlicherweise als Spam angesehen werden, ist es wichtig, dass Ihr Domainname einen ausgezeichneten Ruf genießt. Um dies sicherzustellen, ist es unerlässlich, dass Ihre E-Mail-Sicherheitssoftware ein Filtersystem für ausgehenden E-Mail-Verkehr besitzt. Auf diese Weise wird verhindert, dass E-Mails verschickt werden, falls ein Benutzerkonto gehackt wurde oder anderweitig schädlicher Versand vorliegt.
Darüber hinaus ist es ratsam, dass Ihre Software die Implementierung von DKIM unterstützt. Dieses Verfahren ermöglicht in Verbindung mit der SPF-Verifizierung die Gewährleistung der Absenderauthentizität. Dadurch werden Hacker, die versuchen, Ihre Identität zu fälschen (Spoofing), von Spamfiltern erkannt, und Ihre Korrespondenzpartner sind vor Phishing-Angriffen geschützt, die von Ihrer E-Mail-Domain ausgehen könnten.
Funktion #4 – Geschäftskontinuitätsplan (Business Continuity Plan)
Wenn ein Unternehmen keinen Zugriff auf seine E-Mail-Postfächer hat, kann dies schwerwiegende Konsequenzen haben. Dieses Risiko besteht insbesondere bei einem Systemausfall oder der Nichtverfügbarkeit einer IT-Infrastruktur.
Wir empfehlen Ihnen daher, eine E-Mail-Lösung mit einem Business Continuity Plan (BCP) zu wählen. Auf diese Weise können Ihre Nutzer ihre Mailbox nahtlos über ein Backup-Webmail weiterhin nutzen, selbst wenn es Wartungsarbeiten oder Angriffen gibt, die nicht von der Mailbox ausgehen
Darüber hinaus wird beim Wiederherstellen des Zugriffs auf den Server der während des Ausfalls erfolgte E-Mail-Austausch mit der Mailbox synchronisiert, sodass keine Informationen verloren gehen. Ein echter Mehrwert.
Funktion #5 – Integration in die bestehende Umgebung
Neben den eigentlichen Funktionen der E-Mail-Sicherheitslösung spielt auch die einfache Bereitstellung des Service eine wichtige Rolle. Wählen Sie eine Sicherheitslösung, die sich flexibel an Ihre Arbeitsumgebung anpassen kann. Berücksichtigen Sie dabei Ihren E-Mail-Anbieter, das Hosting, Bedarf an benutzerdefinierten Regeln, Autonomie bei der Nutzung der Lösung, Verfügbarkeit von APIs.
Dies ist unerlässlich, um den Schutz Ihrer E-Mails zu stärken und eine unabhängige Verwaltung zu gewährleisten. Unabhängig davon, ob Sie eine On-Premises oder Cloud-Lösung bevorzugen, ob Sie die Lösung vor Ort betreiben oder auslagern, sollte die zukünftige Lösung in der Lage sein sich den Anforderungen Ihres Unternehmens anzupassen und nicht umgekehrt
Selbstverständlich ist diese Liste der „Must have“-Funktionen nicht vollständig. Wir sind der Ansicht, dass diese Kriterien die wichtigsten sind, die Sie bei der Auswahl einer Sicherheitslösung für Ihre geschäftlichen E-Mails berücksichtigen sollten. Wenn Sie weitere Informationen wünschen, dann kontaktieren Sie uns doch.
